Программа SAP: особенности использования для бухгалтерии [Плюсы и минусы]

Для упрощения ведения бухгалтерского учета на территории предприятия необходимо автоматизировать выполняемые процессы.

Это касается любой компании вне зависимости от ее формы собственности и размеров.

У руководителя появляется возможность вовремя внести корректировки, которые позволят добиться поставленной задачи.

На данный момент существует большое количество профильных программ, но особой популярностью пользуется немецкая разработка SAP.

 О реальной ее эффективности свидетельствуют факты  – программным обеспечением активно пользуются крупные российские корпорации – «Газпром Нефть», «ТНК», «Лукойл» и ряд других.

Что это такое?

Утилита позволяет пользователю автоматизировать бухгалтерию, упростить ведение торговых операций, мониторить запасы продукции на складе.

Также программное обеспечение способствует упрощению работы с финансовым и кадровым учетом.

Еще одним критерием высокой популярности является наличие специального раздела для выполнения логистических операций.

Структура приложения довольно сложная, поэтому на полное изучение всех возможностей потребуется определенное время (как правило, хватит одной недели).

Рис.1. Ключевые возможности системы
Рис.1. Ключевые возможности системы

Возможности программы

Обратите внимание!

Бесплатная версия программного комплекса SAP недоступна. Компания должна приобрести ее, после чего – внедрить во внутреннюю систему с помощью профильных специалистов. Приложения, якобы доступные в интернете бесплатно, содержат в себе вирусный код, негативно сказывающийся на работе персональных компьютеров.

Перед установкой приложения необходимо заранее структурировать систему работы предприятия. Только так можно воспользоваться всеми предусмотренными возможностями.

С помощью нее упрощается работа с данными, но комплекс не предназначен для автоматического исправления недочетов и погрешностей.

Поэтому сотрудники должны проявлять внимательность при внесении изменений во внутреннюю базу.

Плюсы и минусы

Преимущества заключаются в следующем:

  • простота настройки большинства параметров, начиная с языка интерфейса и заканчивая формированием/редактированием баз данных;
  • функционал тщательно проработан, поэтому постоянные обновления не требуются;
  • данные из внутренних баз редактируются в режиме реального времени;
  • повышение продуктивности работы штата сотрудников;
  • сведение к минимуму вероятности совершения ошибок;
  • простота механизма сопряжения наряду с конкурентным программным обеспечением;
  • широкий перечень поддерживаемых работ, благодаря чему она становится универсальным решением практически для любой организации;
  • возможность тщательной настройки интерфейса, за счет которой внешний вид можно адаптировать под требования корпоративного стиля;
  • внесение разработчиками изменений в соответствии с практикой крупных и мелких компаний для поддержания актуальности работы.

Есть и ряд недостатков:

  • Отсутствие автоматической адаптации. Первоначальный перечень возможностей может не совпасть со спецификой работы определенного предприятия. Проблема решается путем дополнительной отладки.
  • Высокая стоимость, из-за которой приложение может окупаться долгое время.
  • Программа не гарантирует успешность разрабатываемого проекта. Все зависит от ориентации компании на рынки и отдельных клиентов, качество выполнения других внутренних процессов.
Рис.2. Многофункциональность программного комплекса
Рис.2. Многофункциональность программного комплекса
Важно!

Недостатки проявляют себя в разной степени, в зависимости от того, кто будет использовать программное обеспечение и с какой целью. Если пользователь владеет определенным опытом, либо прошел обучение, реализация проекта и сроки окупаемости будут положительными.

Как система внедряется в предприятие?

SAP являет собой комплекс программ.

От некоторых из них пользователь может отказаться, ориентируясь на собственные предпочтения и реалии работы.

При этом последовательность действий при установке всегда будет оставаться идентичной:

  • Оформление документации. Ведется работа над составлением индивидуального плана внедрения, составляется расчет рисков, прописываются все моменты в уставе организации.
  • Проведение индивидуальной консультации. Задача руководителя заключается в оценке осведомленности сотрудников касательно функциональных возможностей программного комплекса, идеологии рабочего места и так далее.
  • Концептуальное проектирование. Специалисты, занимающиеся внедрением, комплексно выстраивают каждый бизнес-процесс и воссоздают оптимальную конфигурацию.
  • Практическая реализация. Сначала программа проверяется в тестовом режиме, чтобы убедиться в отсутствии ошибок и конфликтов при взаимодействии с теми или иными компонентами системы. При обнаружении неточностей они быстро устраняются, после чего проводится повторная проверка. После проведения первичной отладки начинает полноценно работать.

Правильная установка дает около 90% шанса на стабильную дальнейшую работу системы.

Но даже если внедрение было выполнено успешно, не исключены непредвиденные неудачи из-за сложности структуры программного обеспечения и влияния большого количества критериев.

Главные особенности

В большинстве случаев установка программы SAP практикуется на предприятиях среднего и крупного бизнеса.

Причиной тому является высокая стоимость, которая может составлять от 5 до 10 процентов от оборота организации за год.

Но даже несмотря на заявленную ценовую планку, она все равно пользуется популярностью среди потребителей.

Причина – широкий спектр возможностей, позволяющий охватывать большое количество внутренних процессов на территории предприятия.

Прога состоит из нескольких модулей:

  • ММ. Включает в себя набор функциональных возможностей, способствующих комплексному управлению потоком материальных ценностей на территории предприятия. Здесь можно организовать собственную систему закупок, охватывающую полный перечень действий, начиная с принятия заявок и заканчивая поступлением продукции на склад. Также модуль способствует ведению учета запасов внутри складских помещений. Все материалы можно собрать и тщательно проанализировать. Если те или иные возможности модуля являются непонятными, в системе предусматривается полный набор справочных материалов по предоставляемым услугам и имеющимся товарам.
  • РР. С его помощью руководитель получает возможность вести эффективное управление и планирование дискретного производства, а также производственного цикла, осуществляемого непрерывно.
  • АА и АМ. Модули отвечают за ведение учета, обеспечение прихода, износа, списания и перемещения средств внутри организации. Здесь можно управлять имуществом организации в зависимости от классов материального потока. Структура дополнительно включает в себя набор опций для формирования и ведения налогового учета основных средств.
  • FI. Модуль отвечает за управление финансами на территории предприятия.
  • РМ. Ведется учет сервисного обслуживания и капитального ремонта оборудования, используемого компанией для предоставления услуг или производства продукции.
  • СО. Благодаря ему сотрудники могут контролировать ведение управленческого учета. Благодаря большому количеству показателей, демонстрируемых в интерфейсе, руководителю будет проще понять, из-за чего появляются убытки и что обеспечивает доход предприятия. Параллельно ведется анализ мест и причин возникновения расхода/прихода денежных средств.
  • HR. Направлен на кадровое управление. Модуль способствует ведению учета кадровых специалистов, составление расчетов заработной платы, подбору персонала для официального трудоустройства и так далее.
  • SD. Руководитель или профильный отдел может управлять рядом системных процессов сбыта, формируя новые счета для контрагентов, контролировать укомплектование и отгрузку продукции.

Полезные дополнения

После внедрения программного комплекса в структуру организации руководитель может столкнуться с необходимостью реализации дополнительного функционала.

Даже несмотря на то, что базовый пакет предусматривает широкий перечень возможностей, каждое предприятие характеризуется рядом уникальных особенностей.

Разработчики, в свою очередь, заранее предусмотрели их, но по определенным причинам дополнения не были включены в базовый пакет.

В большинстве случаев решение проблем с дополнениями становится возможным благодаря пакету программ BW, благодаря которому можно воспользоваться:

  • сервисом разработки и генерирования отчетов на основе предварительно загруженных в базу шаблонов;
  • функцией создания и применения мета-данных, прочих бизнес-процессов;
  • опцией вывода бухгалтерского или иного отчета в программу Excel, являющуюся на данный момент самой популярной среди всех компаний;
  • мониторинговым сервисом, позволяющим управлять доступом к системе. Таким образом, она станет более открытой и прозрачной для руководителя компании или конкретного отдела.

Кроме того, комплекс BW способствует интеграции данных, созданных в других приложениях, которые не имеют никакой общей связи с базовым пакетом системы.

Важно!
В дополнительном модуле BW предусматривается широкий перечень доступных ERP-функций, но при этом система ими не ограничивается.
Рис.3. Основные задачи SAP ERP
Рис.3. Основные задачи ERP

Облачные решения

С развитием облачных технологий разработчики решили сделать ставку на их использование в своем продукте.

Здесь все очевидно – с помощью облачной системы передачи данных повышается безопасность, увеличивается скорость передачи данных, а также появляется возможность проконтролировать внутренние бизнес-процессы в любое удобное время.

Одним из самых передовых решений является собственная платформа  Cloud Platform.

С ее помощью можно создавать приложения с максимальной степенью защищенности. Сюда входит фирменная технология in-memory, способствующая упрощению работы с мобильными системами.

Кстати
Это основной функционал аккаунта, который вы видите, заходя в любой профиль (если он не закрыт). Соответственно, это та информация, к которой имеет доступ любой пользователь, посетивший ваш незакрытый аккаунт.

Фирменное дополнение HANA способствует мгновенному получению требуемой информации в режиме реального времени.

Оно построено таким образом, чтобы владельцу не приходилось дублировать систему с целью решения поставленных задач и выполнения сложных операций.

Все необходимые данные будут доступны руководителю в любой удобный момент.

А благодаря тому, что база данных хранится в защищенной облачной среде, полностью предотвращается кража и перехват ценной информации.

Рис.4. Интерфейс дополнения SAP HANA
Рис.4. Интерфейс дополнения HANA

Выводы

Этот софт подходит не всем владельцам бизнеса. Прежде всего, по причине высокой стоимости.

Но расходы, направленные на приобретение и отладку программного комплекса, быстро окупаются за счет широкого спектра функциональных возможностей.

Происходит оперативный и качественный обмен данными между отделами предприятия, данные тщательно защищаются благодаря облачному принципу их хранения.

Благодаря SAP значительно упрощается ведение бухгалтерского учета внутри крупного бизнеса.

Учитывая то, что компании характеризуются уникальной структурой и спецификой работы, при отсутствии требуемых функций всегда есть возможность интегрировать полезные дополнения, поставляемые платно.

Самостоятельная установка для компании не является возможной по причине сложности своей структуры и необходимости тщательной отладки процессов обмена данными.

Для изучения всех возможностей придется привлекать обученный персонал, либо заказывать индивидуальное обучение.

Длительность курса варьируется в разных пределах, в зависимости от структуры предприятия, его специфики работы, долгосрочных перспектив.

Чтобы более подробно ознакомиться с функциональными возможностями и особенностями, которыми обладает программа SAP, рекомендуем посмотреть видео ниже.

Оно длинное, но содержит в себе массу полезной информации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Scroll Up